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El suple Tecnología se muda a los sábados

Tengo una noticia muy importante para darles, una que pondrá felices a los lectores y que a nosotros, aquí en la Redacción, nos parece un gran avance en la evolución del suple. Cambiaremos, desde el 2 de octubre, nuestro día de salida y pasaremos al sábado. Esto nos acercará a un tercio más de lectores en una jornada en la que el diario se caracteriza por lo que ha constituido desde siempre el espíritu de Tecnología: el servicio. Por eso, también Al volante pasará al sábado. Nos sumaremos ese día a secciones como Propiedades, Countries, Clasificados y Campo. Naturalmente, el Canal Tecnología de lanacion.com actualizará sus contenidos con las notas que aparecen en papel el sábado a la madrugada, en lugar de los viernes, como lo hacía hasta ahora.

Los esperamos, pues, con la calidad y el compromiso de siempre y con la mejor asesoría tecnológica a partir del sábado 2 de octubre.

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Gmail es una de las obras maestras de Google. Por algo logró en muy poco tiempo hacerse un lugar en un mundo que había sido cómodamente dominado por Hotmail y Yahoo! Mail durante años; en un número importante de casos, Gmail desplazó también al correo electrónico convencional en tareas profesionales y laborales. En mi caso, las cuentas de Gmail y la de LA NACION son las que concentran toda la actividad. Y cuando digo actividad no es en broma. Las cifras del e-mail pueden volverse monstruosas, como lo sabe cualquiera que trabaje en una empresa grande. Aquí hay una entretenida lamentación sobre estos guarismos: www.lanacion.com.ar/1051279

A esto se suman, ahora (en el futuro serán otras cosas), las redes sociales. El aviso de que alguien te escribió por Facebook, los mensajes directos de Twitter, los nuevos seguidores, las solicitudes de amistad. Como quien dice, todo suma.

Por supuesto, me encanta que me escriban cartas, e incluso disfruto enormemente del spam, con cuyos delirantes Asuntos puedo reírme durante un buen rato. El problema no es ése, sino pasar inadvertidamente por alto algo importante (o, digamos, más importante que el spam). La solución en el e-mail convencional (llamado POP, en la jerga, por el Post Office Protocol ) son las reglas de correo, algo que clásicamente faltó en las versiones Web del mail. Hasta que llegó Gmail, y ésta es una de las principales razones, al menos en mi caso, para que pueda usarlo profesionalmente. Al revés, digamos, que Hotmail.

Hay un problema, sin embargo. Aunque en el fondo la dinámica del correo en Gmail es muy parecida a la del correo POP y sus clientes ( Windows Live Mail, Outlook, Thunderbird ), el manejo y parte de la jerga han cambiado. Sumado esto a la enormidad del espacio de almacenamiento (7,5 GB), tendemos a amontonar mails en una pila descomunal. Google es consciente de este punto débil en su servicio y hace un par de semanas agregó una función que prioriza ciertos mensajes por sobre los demás. Funciona bien, me gusta, y le dedicaré unas líneas más abajo, pero las buenas y viejas reglas de correo siguen siendo imbatibles. Había prometido en julio un tutorial sobre este tema. Aquí va.

Etiquetas=carpetas

En Gmail las reglas de correo se llaman filtros . Arriba, a la derecha de la caja de búsqueda, hay un link etiquetado Crear filtro . Podríamos empezar por aquí, pero para hacer orden hay que combinar los filtros con otra función: las etiquetas. No sólo sirven para destacar visualmente un mensaje, sino que se las puede hacer funcionar como carpetas virtuales. Ahora veremos cómo.

Primero crearemos una nueva etiqueta. En el panel de la izquierda encontrará una que viene predeterminada, Papelera . Ahora haga clic en Más y verá, al pie, un link llamado Crear etiqueta nueva . Esto conduce a un cuadro de diálogo donde es posible usar casi cualquier nombre, excepto unos pocos, como Borradores, Borrador, Drafts y Draft , entre otros, que están reservados por el sistema.

Creemos (para que nos sirva en el ejemplo siguiente) una etiqueta llamada Facebook . Hecho esto, hay que darle clic con el botón principal del ratón para cambiar su color. Si recibe muchos mensajes, mi mejor consejo es que use colores fáciles de reconocer. Chillones, digamos. Así, de un vistazo, sabrá si llegó algo importante. ¿Eso significa que Gmail puede etiquetar automáticamente los mensajes que recibe? Claro, para eso están los filtros, y puede combinarse esta acción con otras. Por eso digo que no hay ninguna diferencia fundamental con las viejas reglas de correo que conocemos desde siempre.

Un ejemplo práctico

Suponga que recibe regularmente los abundantes avisos de Facebook, que con cierta facilidad enmascaran mails más importantes. ¿Qué tienen en común esos mensajes? Que el remitente contiene la palabra facebook . Así que podemos crear un filtro que detecte esa condición y aplique algunas acciones. Dos, en rigor. Primera, asignarle una etiqueta. Segunda, mover los mensajes al Archivo, fuera de nuestra vista. ¿Para qué serviría esta segunda opción? Simple: como la etiqueta Facebook está listada en el panel de la izquierda, al darle un clic mostrará sólo aquellos mensajes con dicha etiqueta, y en la práctica estará haciendo las veces de una carpeta. A fin de cuentas, ¿qué es una carpeta en el correo convencional sino otra ilusión informática?

Genial, tenemos ahora un plan para automatizar la clasificación de los mensajes que llegan de Facebook, ¿pero cómo se hace, paso por paso?

Lo más simple es seleccionar cualquier mail que venga de Facebook y hacer clic en el botón Más acciones (arriba a la derecha), que desplegará un menú. Allí escoja Filtrar mensajes como estos . Se abrirá entonces el asistente para crear un filtro.

Como en las reglas de correo, el primer paso es consignar las condiciones que debe cumplir un mensaje para que se apliquen las acciones que elegiremos en el paso siguiente. Como Gmail ya insertó la dirección del remitente (Facebook) de manera automática podemos avanzar apretando Paso siguiente .

El segundo cuadro de diálogo muestra una cantidad de acciones por aplicar al mensaje, si cumple la condición de haber sido enviado por el servicio automático de Facebook. Para crear la regla (o filtro) que diseñamos antes, todo lo que debemos hacer es poner un tilde en la casilla Omitir Recibidos ( Archivarlo ) y elegir Aplicar la etiqueta , optando por la etiqueta Facebook en la casilla desplegable de al lado.

El nuevo filtro se aplicará a partir del próximo mensaje que provenga de Facebook. Pero si usted tiene otros 318 previos estorbando en la pantalla y quiere filtrarlos ahora, ponga un tilde en la casilla Aplicar también el filtro a las 318 conversaciones siguientes .

Los mensajes de Facebook dejarán de acumularse en la pantalla principal ( Recibidos ) e irán directamente a la carpeta Todos, pero como además los etiquetó correctamente podrá listarlos haciendo clic en Facebook .

Si alguna etiqueta queda en la parte oculta del panel de la izquierda, simplemente arrástrela a la parte visible de ese menú.

Filtros avanzados

Llegado el caso, usted podría querer filtrar mensajes de varios remitentes simultáneamente; por ejemplo, los avisos que vengan de Facebook y Twitter. ¿Por qué no? Están estrechamente relacionados y en ambos casos queremos recibirlos, pero no que estorben en Recibidos (el equivalente a la Bandeja de entrada del correo POP).

Así que ahora vamos a entrar en la configuración de los filtros de otra forma. Haga clic en Crear filtro y se encontrará con el mismo asistente de antes. Ahora, en la casilla De: escriba twitter OR facebook . Si escribe las dos palabras sin OR , no funcionará; si pone or en minúscula, tampoco. Vaya al paso siguiente y elija las acciones que quiere aplicar sobre los mails que contengan en el remitente las palabras twitter o facebook o ambas. Por ejemplo, archivarlas y asignarles la etiqueta que haya creado para tal fin.

Listo. Ahora los mensajes de ambos servicios quedarán catalogados automáticamente. Hemos ganado como media hora por día que antes malgastábamos moviendo y borrando, lo que equivale a una semana al año.

Créame, las reglas (o filtros) marcan un antes y un después en el uso del mail corporativo.

Con el desayuno

Tras el debut de la función que prioriza ciertos mensajes ( http://mail.google.com/mail/help/intl/es/priority-inbox.html ) los filtros ahora incluyen la acción Marcar siempre como importante y No marcar nunca como importante.

Los Prioritarios de Gmail causaron algún revuelo al principio. Muchos se quejaban porque ahora "Google ordenaría el e-mail por ellos". Supongo que estuvieron a punto de organizar una Cruzada a Mountain View. Son las cosas que pasan cuando se combina una visión conspirativa del mundo con no leer el manual.

Los Prioritarios de Gmail son reglas de correo, así de simple. Sólo que en lugar de constituirse de forma estática van adaptándose de acuerdo con los mails que leemos y respondemos. Por si esto fuera poco, el correo se puede seguir ordenando de la forma convencional (es decir, sin clasificar) y además podemos marcar a mano o por medio de filtros los mensajes que consideramos importantes.

En total, Prioritarios es la casilla que uno tiene que mirar a la mañana cuando recién abre el correo. El resto del tiempo seguramente no lo necesitaremos, pero todos los que padecemos tsunamis de correo electrónico sabemos que ese primer vistazo de la mañana es vital.

Para todo lo demás están los filtros. Media hora de configuración, quizá algún ajuste cada tres o cuatro meses, y esa muchedumbre que quiere comunicarse en simultáneo con usted empezará a cobrar sentido.

La lista de filtros que haya creado está en Configuración> Filtros . Allí es posible eliminar o editar las reglas individualmente.

Tip del estribo: ¿es posible asignar dos etiquetas a ciertos mensajes? Por supuesto. Basta crear otro filtro para la misma clase de mails que aplique la segunda etiqueta.

Por Ariel Torres

Viernes 24 de setiembre de 2010

Fuente

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